Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

ReplyVo B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken. Onze contactgegevens zijn:

ReplyVo B.V.
E-mail: [email protected]
Telefoon: 020 - 123 4567
KvK: 12345678

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Accountgegevens

Wanneer u een account aanmaakt, verzamelen wij:

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens
• Facturatiegegevens
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

2.2 Gegevens van reviewplatformen

Voor het uitvoeren van onze dienst verwerken wij:

• Toegangsgegevens tot reviewplatformen (zoals Trustpilot, Google Reviews)
• Reviews en reacties op deze platformen
• E-mailberichten met verificatiecodes (bij platformen die dit vereisen)

2.3 Gebruiksgegevens

Wij verzamelen automatisch:

• IP-adres en browserinformatie
• Apparaatgegevens
• Gebruiksstatistieken van onze dienst
• Cookies en vergelijkbare technologieën

2.4 Communicatiegegevens

Wanneer u contact met ons opneemt:

• Inhoud van berichten en e-mails
• Telefoongesprekken (indien van toepassing)

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Uitvoeren van onze dienst (beantwoorden van reviews)	Uitvoering van de overeenkomst
Aanmaken en beheren van uw account	Uitvoering van de overeenkomst
Facturatie en betalingsverwerking	Uitvoering van de overeenkomst / Wettelijke verplichting
Klantenservice en support	Uitvoering van de overeenkomst / Gerechtvaardigd belang
Verbetering van onze dienst	Gerechtvaardigd belang
Marketing en nieuwsbrieven	Toestemming
Voldoen aan wettelijke verplichtingen	Wettelijke verplichting

4. Toegang tot Trustpilot en andere platformen

Om reviews op bepaalde platformen te kunnen beantwoorden, hebben wij toegang nodig tot uw accounts op deze platformen. Dit werkt als volgt:

4.1 Trustpilot

Trustpilot vereist inloggen met een e-mailadres en een verificatiecode die per e-mail wordt verzonden. Om onze dienst te kunnen leveren, vragen wij u om:

• Een e-mail forward in te stellen van uw Trustpilot-gerelateerde e-mails naar een door ons aangewezen e-mailadres (bijv. [email protected])
• Dit stelt ons in staat om de verificatiecodes te ontvangen die nodig zijn om in te loggen en reviews te beantwoorden

Belangrijk: Wij gebruiken deze toegang uitsluitend voor het beantwoorden van reviews. Wij hebben geen toegang tot andere functies van uw Trustpilot-account en zullen geen wijzigingen aanbrengen anders dan het plaatsen van reacties op reviews.

4.2 Andere platformen

Voor platformen zoals Google Reviews, Bol.com en Facebook gebruiken wij OAuth of API-koppelingen. Hierbij krijgen wij alleen de minimaal benodigde rechten om reviews te lezen en te beantwoorden.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens: Tot 2 jaar na beëindiging van uw account
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Reviews en reacties: Gedurende de looptijd van uw abonnement
• E-mail forwards: Verificatiecodes worden direct na gebruik verwijderd
• Communicatie: Tot 2 jaar na het laatste contact

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is:

• Betalingsverwerkers: Voor het verwerken van betalingen (bijv. Mollie, Stripe)
• Hosting- en IT-dienstverleners: Voor het hosten van onze dienst
• Reviewplatformen: Voor het uitvoeren van onze dienst
• Overheidsinstanties: Indien wettelijk verplicht

Wij sluiten met al onze verwerkers verwerkersovereenkomsten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik:

• Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/SSL) en opslag
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
• Regelmatige security audits en updates
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen
• Twee-factor authenticatie voor toegang tot systemen

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking: U kunt de verwerking laten beperken
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: U kunt gegeven toestemming altijd intrekken

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst. Wij gebruiken:

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van de website
• Analytische cookies: Om het gebruik van de website te analyseren (geanonimiseerd)
• Marketing cookies: Alleen met uw toestemming

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via onze cookiebanner of uw browserinstellingen.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wanneer wij wijzigingen doorvoeren, passen wij de "laatst bijgewerkt" datum bovenaan deze pagina aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een bericht op onze website.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

ReplyVo B.V.
E-mail: [email protected]
Telefoon: 020 - 123 4567